Srovnani blog

Velké srovnání: Oznamovací kanály – je lepší online schránka, mail nebo telefon?

  1. By Lenka Stawarczyk

Odškrtnout si zákonnou povinnost na vnitřní oznamovací kanál se dá různě. Pro ty z vás, kteří ale chcete lidem opravdu pomoci se bezpečně ozvat a svěřit, máme srovnání toho, jak si vedle sebe stojí jednotlivé nástroje i s ohledem na podmínky nového návrhu zákona o ochraně oznamovatelů.

Telefonní linka

Aby se zaměstnanec ozval po telefonu, chce to hodně odvahy. Takový člověk je nucený souvisle popsat problém a přichází o možnost si vše po sobě přečíst a v klidu rozmyslet, případně přiložit dokument, fotku a další důkazní materiál. Je také postavený před překážku, která spočívá ve skrytí svého telefonního čísla, případně pořízení si nějakého jiného, než je jeho vlastní.

Uniká mu také informace, kdo podnět řeší a v jakém stavu řešení je. Nehledě na to, že v malých týmech jeho anonymita není v žádném případě zaručena, pokud je jeho hlas rozpoznán (co když je v týmu třeba jediná žena?).

  • Vyžaduje zakládání žádného anonymního účtu nebo čísla
  • Nemůže si celou věc promyslet a v klidu po sobě přečíst
  • Oznamovatel nemůže přiložit další dokumenty a důkazy
  • Anonymita není zaručena
  • Linka není dostupná stále, ale podléhá pracovní době člověka, který hovory přijímá
  • Dle nového návrhu zákona budete muset přijaté podněty přepisovat do psané formy a ukládat

E-mail

U e-mailu odpadá alespoň to, že by se oznamovatel dal identifikovat po hlase. Ale i tak se mohou objevit překážky. Vžijte se například do kůže zaměstnance, třeba starší generace, který je už tak dost nervózní, že se vám chce s něčím svěřit. Vystavovat ho ještě navíc celému procesu zakládání anonymního e-mailu vše jen zdrží, a je možné, že to raději vzdá. Vyznat se pak v anonymních mailech a všech podnětech bude i pro vás fuška. Nemluvě o tom, že bude náročné i na řešení podnětů spolupracovat bezpečně s ostatními kolegy.

  • vyžaduje zakládání anonymního e-mailového účtu
  • V anonymních oznámeních se pravděpodobně spíše ztratíte
  • Spolupracovat nemůže více řešitelů a oznamovatel není v obraze, co se s podnětem děje
  • Jde o levné řešení

Online schránka důvěry

Online schránka důvěry umožňuje upozornit na cokoliv bezpečně a anonymně. Ale s tím rozdílem, že oznamovatel má přehled o tom, co se s jeho oznámením děje a firemní řešitel s ním může navázat dialog. A to i při zachování anonymity. V administraci online oznamovacích kanálů řešitelé vidí stav a počet oznámení, mohou na řešení kolaborovat s kolegy a případně si prohlédnou další materiály, jako přiložené fotky či dokumenty. Přístup ke kanálu zároveň mohou mít i ostatní oznamovatelé z řad, zákazníků, uchazečů o práci nebo dodavatelů.

Online oznamovací kanál vybírejte pečlivě. Ujistěte se, že vyhovuje nárokům, které na vás brzy dopadnou, a že je skutečně bezpečný. Dobré je si ověřit, jak zachází s osobními údaji, zda jsou podněty šifrovány, či získal ISO certifikaci.

  • Oznamovatel má zaručenou anonymitu až do té doby, dokud z ní sám nevystoupí
  • Může přiložit různé dokumenty a další důkazy
  • Řešitelé mohou s oznamovatelem navázat dialog, aniž by ohrozili anonymitu
  • Není třeba zakládat žádný účet
  • Dostupný je i pro dodavatele, zákazníky a další skupiny oznamovatelů
  • Je možné svěřit řešení některých témat i třetím stranám (například vašim právníkům, či firemnímu psychologovi)

Fyzická schránka

Fyzická schránka je dobrý začátek. Jak ale navázat na anonym, který dojde do pošty? Jak zjistíte více detailů, když někdo na něco upozornil a vy máte minimum informací, které k řešení problému potřebujete? Fyzická schránka může být vnímána jako přežitek především u mladších kolegů. Zároveň také nesplňuje nároky nového návrhu zákona o ochraně oznamovatelů, který nabádá společnosti, aby jejich oznamovací kanál byl dostupný třeba také uchazečům o zaměstnání či dodavatelům.

Ošidný je tento kanál také z pohledu dodržení anonymity. Oznamovatel riskuje, že jej při vhozené oznámení do schránky někdo uvidí.

  • Oznamovatel neriskuje, že jej někdo při použití schránky uvidí
  • Není to ideální řešení pro mladší ročníky, komfortní s online prostředím
  • Nemáte možnost se doptat na více detailů ani nijak navázat následnou konverzaci, pokud je oznámení anonymní
  • Vyjádřit se mohou nemohou zákazníci ani dodavatelé, kteří by k fyzické schránce neměli přístup

Rádi vám ukážeme, co vše umí NNTB. Mrkněte na náš web a domluvte si demo ještě dnes.