Checklist_wb

Jak do firmy efektivně zavést oznamovací kanál?

  1. By Anna Šváchová

Jaké jsou nejčastější důvody, proč zaměstnanci neoznamují nekalé jednání, přestože jsou jeho svědky? 

Dle výzkumů hrají hlavní roli tyto aspekty:

  • zaměstnanci nevědí, jakým způsobem nahlásit vedení, že se děje něco špatného
  • jsou přesvědčeni o tom, že firma už o problému dávno ví, a tím pádem ho i řeší
  • pochybují o tom, že vedení by se případným oznámením vůbec zaobíralo
  • mají obavy, jaké to bude mít důsledky vůči jejich osobě

Všechny tyto bariéry se dají snížit zavedením firemního oznamovacího nástroje. Základem je proto transparentní komunikace směrem k zaměstnancům. Management musí lidem srozumitelně vysvětlit, proč oznamovací systém do firmy zavádí, co od nich v tomto smyslu očekává, a především, jak ho lidé mají používat.

Důvodů k zavedení interního oznamovacího kanálu je přitom celá řada:

  • splnění legislativních požadavků, případně požadavků investora
  • zabránění korupci, krádežím a dalším trestným činům
  • snaha získávat pravidelnou zpětnou vazbu, či podněty pro zlepšování firmy 

Je důležité ujistit zaměstnance, že oznámení mohou podávat i zcela anonymně a nemusí se tedy obávat prozrazení své totožnosti. Dále je třeba vzbudit v nich pocit důvěry a zdůraznit, že jejich podněty budou řešeny.  Pro hladké fungovaní je vhodné, aby si firma stanovila interní pravidla pro využívání oznamovacího systému. Například stanovit si, že pověřená osoba se nebude zabývat oznámeními, která mají vulgární charakter,  postup při zpracování oznámení, lhůty na vyjádření řešitele, či jiná interně relevantní pravidla. 

Vyhodnocování přínosu oznamovacího systému

K vyhodnocování přínosů oznamovacího systému je vhodné zavést metriky, pomocí kterých bude firma přínosy kvantifikovat. 

Takovými metrikami mohou být:

  • počet podaných oznámení za měsíc
  • procentuální míra oznámení, která lze vyhodnotit jako opodstatněná
  • průměrná rychlost reakce nebo vyřízení oznámení
  • potenciální finanční úspora díky odhalení oznámených problémů
  • nebo výsledky dotazníku spokojenosti, který firma pravidelně zašle svým zaměstnancům

Příklad praktického checklistu:

Zdroj obrázku: Unsplash, autor Kelly Brito