Blogpost image II.

Externí vs interní příslušná osoba pro správu oznámení od whistleblowerů

  1. By Anna Šváchová

Osoba, která přijímá a řeší oznámení, musí být bezúhonná, maximálně důvěryhodná, nezávislá, bez střetu zájmů a řádně proškolená.

Pověřenec, ombudsman nebo pověřená osoba. Všechny tyto termíny, se kterými se můžete setkat, označují jedno a totéž, a to tzv. příslušnou osobu, která představuje klíčovou funkci ve vnitřním oznamovacím systému pro whistleblowery. Firmy zavádějící oznamovací systém tak stojí před důležitou otázkou, koho touto funkcí pověřit. V následujícím textu se podíváme na to, jaké povinnosti jsou s funkcí spojeny, jak správně vybrat příslušnou osobu a jestli je pro tuto úlohu vhodnější zvolit interního zaměstnance nebo externího pověřence.

Kdo je příslušná osoba a jaké jsou její povinnosti

Jednou z hlavních povinností, které se pojí s připravovaným zákonem na ochranu oznamovatelů, je stanovení tzv. příslušné osoby, která:

  • přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému,
  • navrhuje nápravná opatření v návaznosti na podané oznámení,
  • zachovává mlčenlivost a
  • postupuje nestranně.

Osoba, která přijímá a řeší oznámení, musí být bezúhonná, maximálně důvěryhodná, nezávislá, bez střetu zájmů a řádně proškolená. Je velmi důležité udržovat prostřednictvím dostatečně erudované příslušné osoby oznamovací systém co nejvíce důvěryhodný a efektivní a předejít tak riziku, že oznamovatel informace zveřejní. Oznamovatel může informace zveřejnit ve chvíli, kdy nemá dostatečnou důvěru v oznamovací systém, nebo když má pocit, že firma v řešení oznámení adekvátně nepostupuje (přičemž tento pocit může získat z pouhé nedostatečné komunikace).

Jaké kroky musí podniknout příslušná osoba po podání oznámení?

  1. Příslušná osoba má povinnost přijmout ústně nebo písemně podané oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout také osobně. 
  2. O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne přijetí oznámení písemně vyrozumět oznamovatele.
  3. Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. (Ve složitých případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.)
  4. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu a písemně vyrozumí oznamovatele. 
  5. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

Je interní zaměstnanec vhodnou osobou pro přijímání a vyhodnocování oznámení?

Blogpost III.

Pro funkci příslušné osoby se většinou nabízí vedoucí právního oddělení, compliance officer či někdo z personálního oddělení. Nicméně jde o poměrně náročnou a velmi zodpovědnou pozici, která zahrnuje velké množství povinností. Zvolená osoba musí být navíc dostatečně nezávislá na to, aby se při investigaci podaného oznámení nedostala do střetu zájmů. V neposlední řadě musí spolehlivě zachovávat důvěrnost, zamezit komukoli přístup k obsahu oznámení a nesmí nikomu poskytnout jakékoliv informace, které by mohly zmařit účel podaného oznámení. Za porušení povinností příslušné osoby pak hrozí pokuta 50 tisíc korun, nebo až 100 tisíc korun v případě úmyslného spáchání přestupku.

Pokud společnost nemá vhodného kandidáta na plnění této funkce, je možné pověřit externí osobu, která garantuje nezávislost a profesionalitu v rámci řešení oznámení a navrhování efektivních opatření. Podívejte se na srovnání výhod externí a interní příslušné osoby:

Externí příslušná osoba:

  • menší administrativní náročnost pro firmu 
  • prošetření je zaručeně objektivní
  • nehrozí konflikt zájmů
  • oznámení lépe vyhodnotí odborník se zkušenostmi s přijímáním a řešením oznámení
  • nižší riziko prozrazení totožnosti oznamovatele

Interní příslušná osoba: 

  • lepší znalost firmy a interních procesů
  • nižší finanční náklady 
  • snazší dostupnost pro ústní oznámení

To, kdo oznámení přijímá a vyhodnocuje, může být zcela zásadní pro osud celého incidentu. Nesprávné plnění povinností příslušné osoby ohrožuje důvěryhodnost a funkčnost celého oznamovacího systému. Firmě pak hrozí, že zaměstnanec oznámení buď vůbec nepodá a problémy se budou kumulovat, nebo své informace zveřejní, a firma tak jednak ztratí kontrolu nad situací, ale především se může dočkat zdrcující reputační či finanční újmy.


Illustrační foto, zdroj Unsplash, autoři: Towfiqu barbhuiya, Sigmund, Cytonn Photography